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ビジネスメールのお作法

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社内でメールの使い方やマナーについて議論する機会があったので、参考までに纏めておきます。

①toは個人アドレスを入れましょう

グループアドレスにtoで送ると、受けての責任が明確になりません。
toはグループアドレスではなく、個人アドレスを入れるようにしてください。

②ccは本当に必要な人やグループを入れましょう。

日本人のメールにはCCが異常に多いと言われています。
基本的には、当事者同士がやりとりをして、必要があるときだけCCを入れればいいです。

③発信者の名前を入れましょう。

グループアドレスでの送信もあると思いますが、必ずそのメールの責任者が誰なのかを含めてください。返信時に①が実現できなくなります。

④件名は内容が一目でわかるように具体的に書きましょう。

受け取った人がメールを開かなくても一目で用件が理解できるようにしてください。
「ご連絡」や「ご報告」など具体性のないものではなく、「ご訪問日時のご連絡」や「〇〇の資料送付のお願い」など用件を具体的に記します。

⑤1つのメールに1つの用件を書きましょう。

1つのメールで複数の要件があると、受信者側は全部の要件について回答し忘れてしまうことがあります。
「別件で○×についてもメールさせていただきました。そちらもご確認お願いいたします」と文末に入れるとスマートです。

・・・なかなか面倒ですよね。

社内のやり取りはメールじゃなくチャットを使うのがベストです。

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